Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

nolyx UG (haftungsbeschränkt), vertreten durch den Geschäftsführer Hendrik Eilers,
Hobökentwiete 30, 22559 Hamburg, Amtsgericht Hamburg, HRB 200916.
Allgemeine Anfragen: kontakt@klarvena.de.
Datenschutz und Betroffenenrechte: datenschutz@klarvena.de.

Wir verantworten insbesondere den Websitebetrieb, die Vertragsverwaltung und die von uns festgelegte allgemeine Quellenbeobachtung. Soweit wir personenbezogene Inhalte auf Weisung eines Geschäftskunden auswerten, handeln wir als dessen Auftragsverarbeiter. Der Kunde bleibt für die Rechtmäßigkeit seines Auftrags verantwortlich; ein AVV ersetzt keine Rechtsgrundlage.

2. Konto, Anfragen und Vertrag

Wir verarbeiten Ihre E-Mail-Adresse, Anmelde- und Vertragsdaten, Rechnungsangaben sowie Ihr Briefing-Profil (Zielgruppe, Sprache, Zustellzeiten, eigene Quellen, Stichwörter und gegebenenfalls Wettbewerber), um Anfragen zu beantworten und den vereinbarten Dienst zu erbringen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartner sind oder einen Vertrag anfragen. Bei Ansprechpartnern eines Unternehmens ist die Grundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: unser Interesse an der Kommunikation und Vertragsabwicklung mit diesem Unternehmen.

Bei Pilotanfragen speichern wir zusätzlich Arbeitskontext und Themenwünsche für die manuelle Prüfung und Einladung. Eine Anfrage ist keine Anmeldung zu Werbemails. Bestätigungslinks gelten 48 Stunden, Einladungen 14 Tage; gespeichert werden Token-Hashwerte. Die Anfrage wird nach 180 Tagen ohne Status- oder Versandaktualisierung im täglichen Bereinigungslauf gelöscht, bei freigegebenen Einladungen frühestens nach Ablauf des Einladungslinks. Bei Kontolöschung entfernen wir auch die zugehörige Anfrage. Ein notwendiges Formular-Cookie gilt eine Stunde; IP-Adressen und ein abgeleiteter E-Mail-Kennwert dienen kurzzeitig der Missbrauchsbegrenzung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Schutz vor Spam und unbefugter Nutzung).

Pflichtangaben sind in den Formularen gekennzeichnet. Ohne erforderliche Kontakt- und Vertragsangaben können wir die entsprechende Anfrage oder Leistung nicht bearbeiten. Optionale Quellen, Stichwörter und Newsletter sind für ein Standardbriefing nicht erforderlich.

3. Briefings, Feedback und Newsletter

Wir speichern erzeugte Briefings einschließlich der personalisierten Inhalte und Versandinformationen, damit Sie die Ausgaben im Konto lesen können. Volltexte von Webartikeln werden nicht als Archiv bereitgestellt. Zur Verarbeitung werden Quelltexte abgerufen und an den KI-Dienst übermittelt; Metadaten, Zusammenfassungen und erforderliche technische Zwischenstände werden gespeichert. Für Newsletter und die Speicherung beim KI-Anbieter gelten die gesonderten Hinweise unten.

Ein Feedback-Link öffnet zunächst eine Bestätigungsseite. Erst beim Absenden speichern wir Ihre Bewertung und gegebenenfalls Ihren Kommentar. „Nicht relevant“ kann die künftige Auswahl beeinflussen; Fehlerhinweise dienen der Qualitätssicherung. Signierte Links ordnen die Rückmeldung zu. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für gewünschte Personalisierung sowie lit. f für Qualitätsverbesserung und Fehlerbehebung.

Beim optionalen Newsletter-Eingang werden Absender, Empfangsdaten und bereinigte Inhalte mandantengetrennt gespeichert und für Ihr Briefing ausgewertet. Die Aktivierung ist ein Auftrag zur Nutzung dieser Funktion; sie ersetzt weder die Rechte des Newsletter-Anbieters noch eine Rechtsgrundlage für Daten anderer Personen. Bitte leiten Sie keine vertrauliche Korrespondenz, Gesundheitsdaten oder sonstige besonders sensible Inhalte weiter.

Qualitätsprüfung und Support: Berechtigte Administratoren können gespeicherte Briefings einsehen. Während des Piloten und bei freigegebenen internen Testkonten erhalten wir zusätzlich eine Briefingkopie; diese wird nach 30 Tagen aus dem Betreiberpostfach gelöscht. Die Kopien können persönliche Themen und Newsletter-Zusammenfassungen enthalten. Für eigene Qualitätszwecke ist die Grundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; bei Auftragsverarbeitung richtet sich der Zugriff nach dem vereinbarten Auftrag.

Nach Pilotende bleiben Ihre Briefings 30 Tage lesbar. Danach löschen wir das Pilotkonto und seine Inhalte, sofern kein kostenpflichtiges Abo besteht. Offene Bestellungen und gesetzlich aufzubewahrende Unterlagen werden gesondert behandelt. Eine frühere Kontolöschung ist im Konto möglich.

4. Personen in ausgewerteten Veröffentlichungen

Öffentliche Fach-, Behörden-, Verbands- und Medienquellen können Namen, Funktionen und Aussagen natürlicher Personen enthalten. Solche Angaben können in Metadaten und Zusammenfassungen erscheinen. Soweit wir die Zwecke selbst festlegen, prüfen wir Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Informationsinteresse unserer Nutzer und Betrieb eines fachlichen Informationsdienstes, unter Abwägung mit den Rechten der betroffenen Personen. Öffentlich zugänglich bedeutet nicht frei von Datenschutzrechten. Daten nach Art. 9 oder Art. 10 DSGVO benötigen zusätzliche Voraussetzungen und sind nicht pauschal durch dieses Interesse gedeckt.

Bei Daten, die wir nicht bei Ihnen erheben, gelten die Informationspflichten des Art. 14 DSGVO. Eine Ausnahme wegen unverhältnismäßigen Aufwands prüfen wir fallbezogen unter Berücksichtigung der Risiken und geeigneter Schutzmaßnahmen; die Zahl der Quellen allein genügt dafür nicht. Diese öffentliche Information ersetzt eine erforderliche individuelle Information nicht. Hinweise auf falsche oder unzulässig verarbeitete Angaben nehmen wir unter datenschutz@klarvena.de entgegen.

5. Hosting, KI, Suche und Versand

Folgende Dienste sind an der Verarbeitung beteiligt. Der Sitz eines Anbieters bedeutet nicht, dass sämtliche Daten ausschließlich dort verarbeitet werden. Mit unseren Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.

• Hetzner Online GmbH, Deutschland: Hosting der Anwendung und Datenbank in Deutschland. Ploi B.V., Niederlande: Serververwaltung mit technisch möglichem Zugriff auf das verwaltete System.
• Mistral AI SAS, Frankreich: erhält Quelltexte, Themen/Stichwörter und bei aktivierter Funktion Newsletter-Inhalte zur KI-Auswertung. Die Modellausführung läuft über den regionalen EU-Endpunkt von Mistral (api.eu.mistral.ai), dessen Infrastruktur laut Mistral in EU- und EFTA-Ländern liegt. Konto-, Abrechnungs- und Nutzungsmetadaten verarbeitet Mistral nach eigener Dokumentation auch außerhalb dieser Region. Die regionale Verarbeitung bestimmt nicht automatisch die Speicherfristen. Einzelheiten zur Anbieteraufbewahrung: Mistrals Dokumentation zur Datenspeicherung.
• Brave Search (Brave Software Inc., USA): Standard-Websuche für Quellenhinweise. Die Websuche erhält Suchbegriffe und Quell-Domains, nie Ihre E-Mail-Adresse oder Ihren Namen als Empfänger. Kuratierte Branchenthemen sind allgemein; Ihre eigenen Stichwörter und benannten Wettbewerber können aber Personenbezug haben (z. B. ein Personen- oder Kanzleiname) — dann gilt das auch für die Suchanfrage. Der EU-only-Modus leitet Ihre eigenen Stichwort- und Wettbewerber-Suchen statt über Brave (USA) über Staan (Sitz Paris; nach Anbieterangaben Infrastruktur in Europa). Er betrifft nur die Websuche: Ihre eigenen Stichwörter werden außerdem als Suchbegriffe an die Forschungsdatenbank Crossref (und, wo Ihre Branche sie nutzt, arXiv) übermittelt — beide sitzen außerhalb der EU. Staan ist eine Suchschnittstelle der European Search Perspective (EUSP, Frankreich). Anbieter können Suchanfragen und technische Nutzungsdaten nach ihren jeweiligen Bedingungen speichern.
• Crossref (Publishers International Linking Association, USA) und arXiv (Cornell University, USA): öffentliche Forschungs-Schnittstellen. Crossref und, soweit für die Branche aktiviert, arXiv erhalten Suchbegriffe einschließlich eigener Stichwörter und Fachgebiete auch im EU-only-Modus. Kontaktdaten werden nicht als Empfängerdaten übermittelt; Suchbegriffe können selbst Personenbezug enthalten. Bitte verwenden Sie hier keine personenbezogenen Suchbegriffe, solange deren rechtmäßige Übermittlung nicht geklärt ist.
• Brevo GmbH, Deutschland: Zustellung von Briefings und Systemmails; verarbeitet Empfängeradressen, Mailinhalte und Versanddaten. Nach Anbieterangaben liegen zentrale Systeme in Frankreich/Belgien; Support- und Unterauftragnehmer können außerhalb der EU tätig werden. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der zugestellten E-Mails wird nicht zugesichert.
• TrafficPlex GmbH (lima-city), Deutschland: Empfangspostfach und technische Übernahme der optionalen Newsletter. Die Inhalte gelangen zur Verarbeitung auch an die oben genannten Hosting-, KI- und Versanddienste.

Übermittlungen außerhalb des EWR: Hierfür müssen neben einer Rechtsgrundlage die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sein, etwa ein einschlägiger Angemessenheitsbeschluss oder vereinbarte Standardvertragsklauseln mit Prüfung des Schutzniveaus und gegebenenfalls ergänzenden Maßnahmen. Ein europäischer Firmensitz oder eine EU-Websuche allein genügt nicht. Auskunft zu den konkret vereinbarten Garantien und deren Kopie erhalten Sie über unseren Datenschutzkontakt.

6. Zahlungen und Rechnungen

Bei kostenpflichtigen Bestellungen verwenden wir Frisbii für Kundenkonto, Abonnement und Zahlungsabwicklung. Das eingesetzte Frisbii-Unternehmen wird im jeweiligen Bezahlvorgang benannt. Übermittelt werden E-Mail-Adresse, Name, Rechnungsanschrift und gegebenenfalls USt-IdNr. Vollständige Kartendaten geben Sie im Bezahlfenster des Zahlungsdienstleisters ein, nicht in unserer Datenbank. Für Rechnungen kann zusätzlich Lexware Office (Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Deutschland) die erforderlichen Kontakt-, Rechnungs- und Transaktionsdaten erhalten.

Grundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung, lit. f für geschäftliche Ansprechpartner und lit. c für gesetzliche Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten. Zahlungsdienstleister verarbeiten bestimmte Daten auch in eigener Verantwortung, insbesondere für gesetzliche Prüfpflichten. Im kostenlosen Pilot werden keine Zahlungsdaten zur Teilnahme verlangt; ein kostenpflichtiger Anschlussvertrag erfordert eine neue Bestellung.

7. Website, Cookies und Sicherheit

Beim Seitenaufruf fallen technisch notwendige Verbindungsdaten an, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufener Pfad und Browserkennung. Wir verwenden sie für die Auslieferung, Fehleranalyse und Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für Anmeldung und Formularschutz notwendige Cookies dienen dem ausdrücklich gewünschten Dienst (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Passwörter werden als Hashwerte gespeichert.

Die clientseitige Matomo-Reichweitenmessung ist deaktiviert. Es werden weder das Matomo-Skript noch ein Statistik-Zählpixel über unsere Seiten geladen. Eine spätere optionale Reichweitenmessung würde gesondert beschrieben und, soweit erforderlich, erst nach Einwilligung aktiviert.

Es erfolgen kein Verkauf Ihrer Daten und keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung nach Art. 22 DSGVO. Personalisierte Themenauswahl ist keine verbindliche Bewertung einer Person.

8. Speicherdauer und Löschung

Kontodaten werden für das aktive Konto und anschließend nur für erforderliche Abwicklungs-, Nachweis- oder gesetzliche Aufbewahrungszwecke vorgehalten. Ein Vertragsende und eine Kontolöschung sind unterschiedliche Vorgänge; eine Löschung können Sie anfordern.

Die regelmäßige Bereinigung erfasst Quellenmetadaten und HTTP-Zwischenspeicher nach 180 Tagen seit dem letzten relevanten Eintrag bzw. Aktualisieren, Newsletter-Inhalte nach 60 Tagen seit Eingang und Briefings nach 365 Tagen seit Erstellung. Noch ungeklärte Zustellvorgänge können bis zur Klärung von der Briefing-Löschung ausgenommen sein. Persönliche Recherche-Zwischenstände und offene Themen haben gesonderte kürzere Fristen; technische Dublettenkennungen werden grundsätzlich bis zu zwölf Monate vorgehalten.

Belege für Quellenzugriff, Vertragserklärungen und Sicherheitsvorfälle dürfen länger nötig sein, etwa zur Rechtsverteidigung. Gesetzliche Fristen gehen vor: Rechnungen als Buchungsbelege sind regelmäßig acht Jahre, Handels-/Geschäftsbriefe regelmäßig sechs Jahre und bestimmte Bücher/Abschlüsse zehn Jahre aufzubewahren; Fristbeginn und Verlängerungen richten sich nach dem Gesetz. Eine laufende Speicherung ohne Zweck ist damit nicht erlaubt. Für Löschungen in Sicherungen sind deren tatsächliche Aufbewahrungszyklen zu berücksichtigen; eine garantierte 14-Tage-Löschung aus sämtlichen Sicherungen wird nicht zugesichert.

9. Ihre Rechte und Widerspruch

Nach den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit (Art. 15–20 DSGVO). Einwilligungen können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen; die vorherige Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Bei Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen (Art. 21 DSGVO). Dann verarbeiten wir die betroffenen Daten nicht weiter, außer es bestehen die gesetzlich vorgesehenen zwingenden Gründe oder die Verarbeitung dient Rechtsansprüchen. Gegen Direktwerbung ist der Widerspruch jederzeit ohne Begründung möglich. Kontakt: datenschutz@klarvena.de.

Der Abmeldelink in einer Briefing-Mail pausiert die Zustellung. Zur Vertragskündigung nutzen Sie Verträge hier kündigen oder unseren Kontakt in Textform.

10. Beschwerden

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, etwa an Ihrem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder dem Ort des vermuteten Verstoßes. Für uns zuständig ist der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HmbBfDI), Ludwig-Erhard-Str. 22, 20459 Hamburg: datenschutz-hamburg.de.